Excel管理をやめたい会社へ。
台帳・集計・転記を社内アプリ化する考え方

Excelは便利です。
最初は、たぶん一番早いです。

表を作る。
数字を入れる。
集計する。
印刷する。
メールで送る。

少人数で使うなら、これで十分なことも多いです。

ただ、会社の中で使う人が増えたり、拠点が増えたり、毎月の作業が積み重なったりすると、少しずつ限界が出てきます。

「最新版がどれか分からない」
「同じ内容を何度も転記している」
「担当者しか使い方が分からない」
「ファイルが増えすぎて探せない」
「集計だけで毎月かなり時間がかかる」

こうなってきたら、Excelをさらに頑張るより、社内アプリ化を考えた方がいいかもしれません。

Excel管理でよく起きること

Excel管理でよくあるのは、次のような状態です。

1. 最新版が分からない

共有フォルダやメール添付でExcelを回していると、どれが最新か分からなくなります。

「最新版_修正」
「最新版_最終」
「最新版_最終_確認済み」

こういうファイル名が増えてきたら、かなり危ない状態です。

誰かが古いファイルを見て作業してしまう。
違うファイルに入力してしまう。
あとから数字が合わなくなる。

この確認に時間を取られている会社は多いです。

2. 転記ミスが起きる

紙の書類を見ながらExcelに入力する。
別のExcelから数字をコピーする。
メールで来た内容を一覧表に移す。

こうした作業は、どうしてもミスが起きます。

人が悪いわけではありません。
毎月同じような作業を、目で見て、手で移しているからです。

転記が多い業務は、仕組みに任せた方が安定します。

3. 担当者しか分からなくなる

Excelは自由に作れる分、作った人の癖が出ます。

どの列を見ればいいのか。
どこに入力していいのか。
どのシートが本番なのか。
どの関数を壊してはいけないのか。

担当者本人は分かっていても、他の人には分からない。
その人が休むと止まる。
異動や退職で引き継ぎが大変になる。

これは、会社にとってかなり大きなリスクです。

4. 集計に時間がかかる

毎月、複数のExcelを開いて、数字を集めて、報告用に整える。

この作業は、やっている本人にしか大変さが伝わりにくいです。

ただ、会社として見ると、毎月同じ時間が失われています。

もし毎月5時間かかっているなら、年間60時間。
毎月10時間なら、年間120時間です。

その時間を、確認や判断に使えるようにする方が、会社には残ります。

Excelを全部なくす必要はありません

ここで大事なのは、Excelを悪者にしないことです。

Excelは便利です。
今あるExcelにも、会社の業務が詰まっています。

だから、いきなり全部を捨てる必要はありません。

まず見るべきなのは、次の4つです。

• 入力する場所
• 確認する場所
• 集計する場所
• 出力する場所

この中で、時間がかかっているところ、ミスが起きているところ、担当者しか分からないところを見つけます。

そして、そこだけを社内アプリにします。

社内アプリ化すると何が変わるのか

入力ルールをそろえられる

入力フォームを作ることで、必要な項目だけを入力してもらえます。

日付、金額、顧客名、担当者、ステータス。
入力する場所が決まっていれば、表記ゆれや入力漏れを減らせます。

みんなが同じ情報を見られる

ファイルを送るのではなく、同じ画面を見る形にできます。

社長、部長、担当者。
それぞれが必要な情報を見られるようにすれば、「あのファイル送って」が減ります。

集計を自動にできる

入力されたデータをもとに、月別、担当者別、拠点別などで集計できます。

毎月手でまとめていた数字も、画面で確認できるようになります。

権限を分けられる

全員に全部を見せる必要がない場合は、役割ごとに見える範囲を分けることもできます。

現場は入力だけ。
管理者は全体確認。
経営者は集計結果を見る。

こうした分け方ができるのも、アプリ化の良いところです。

帳票やPDFを出せる

入力した内容をもとに、見積書、報告書、作業指示書、PDFなどを出すこともできます。

毎回同じような書類を作っているなら、ここも自動化できる可能性があります。

アプリ化しやすいExcel業務

次のようなExcelは、社内アプリ化しやすいです。

• 顧客管理表
• 案件管理表
• 在庫管理表
• 日報・月報
• 見積管理
• 請求管理
• スケジュール表
• 申請一覧
• 点検記録
• 作業報告書
• 外注先への依頼管理
• 毎月の資料作成用データ

特に、複数人が触るExcel、毎月同じ集計をしているExcel、担当者しか分からないExcelは、見直す価値があります。

逆に、Excelのままでいい場合もあります

何でもアプリ化すればいいわけではありません。

たとえば、使う人が1人だけ。
月に1回しか触らない。
ミスが起きても大きな問題にならない。
集計もほとんどない。

こういう場合は、Excelのままで十分なこともあります。

大切なのは、無理にシステムを作ることではありません。

アプリ化した方がいい業務と、Excelのままでいい業務を分けることです。

まずは今のExcelを見せてください

最初から、きれいな仕様書はいりません。

「このExcel、そろそろ限界かも」
「毎月この集計が大変」
「この表をみんなで見られるようにしたい」
「担当者しか分からない状態をやめたい」

そのくらいの相談で大丈夫です。

今使っているExcelを見ながら、どこをアプリ化できるか。
どこはそのままでいいか。
いくらくらいかかりそうか。

まずはそこから整理できます。

OwL35でできること

OwL35株式会社では、名古屋の中小企業向けに、Excelや紙、メールで回っている業務を、社内で使える小さなシステムにする相談を受けています。

大きな基幹システムではなく、まずは部署単位、現場単位の業務から。

50〜150万円程度の規模で、今の業務に合わせた社内アプリを作ることを得意にしています。

「これってアプリ化できる？」
「Excelのままでいいのか、一度見てほしい」

そんな段階から相談できます。

まとめ

Excelは便利です。
ただ、会社の中で使う人が増え、毎月の作業が増えてくると、だんだん限界が出てきます。

最新版が分からない。
転記ミスが起きる。
担当者しか分からない。
集計に時間がかかる。

こうした状態になっているなら、Excelをさらに頑張るより、社内アプリ化を考えるタイミングかもしれません。

まずは、今のExcelを見せてください。
アプリ化した方がいいこと、しない方がいいことから一緒に整理します。